Administration électronique : une numérisation massive

À l'heure du numérique, les citoyens comme les entreprises considèrent qu'ils doivent pouvoir accéder à un produit ou service à tout moment et où qu'ils se trouvent...

Pour améliorer les services et pour qu'ils soient plus efficients, plus rapides et plus faciles à utiliser, les institutions publiques de sécurité sociale ont défini une stratégie commune en matière de numérisation et d'automatisation. La création dela Banque carrefour de la sécurité sociale au début des années 1990 a marqué le début de la création d'un réseau sécurisé et entièrement informatisé pour la gestion et l'échange de données, d'une part entre institutions publiques de sécurité sociale et d'autre part entre l'administration publique et le monde extérieur. La Banque carrefour est en quelque sorte le moteur de l'administration électronique dans le domaine de la sécurité sociale.

Pour quel résultat ?

• Aujourd'hui, plus de 3 000 acteurs professionnels du secteur de la sécurité sociale échangent des données et proposent des services intégrés.
• 800 formulaires papier ont été remplacés par 220 processus électroniques. En plus d'alléger les formalités administratives à accomplir par les citoyens, cette initiative a permis aux employeurs de réduire leurs coûts de fonctionnement de plus d'un milliard d'euros par an.
• Plus d'un milliard d'échanges sur support papier ont été remplacés par des messages électroniques.
• Les droits sociaux, aides et prestations sont de plus en plus accordés de manière automatique.
• Les institutions de la sécurité sociale disposent d’un énorme volume de données de sécurité sociale qu’elles partagent et mettent à disposition d'autres utilisateurs (citoyens, entreprises, autres organismes publics). Rendre ces données accessibles en respectant scrupuleusement les règles relatives au respect de la vie privée assure une plus grande transparence sur le fonctionnement de la sécurité sociale. Les données ouvertes contribuent à des gains d'efficacité et d'efficience. Elles peuvent en effet être réutilisées et mises en rapport avec d'autres données.
• Dans beaucoup de domaines de la sécurité sociale, les processus de guichet et d'arrière-guichet ont été entièrement numérisés, qu'il s'agisse de la demande de certificats et de prestations ou de la possibilité d'accéder à son dossier ou d'obtenir une simulation de sa situation personnelle. Pour que personne ne reste à l'écart de ce processus, le recours au papier est maintenu pour les personnes sans accès au numérique.

Reconnaissance mondiale

Le système d'administration électronique de la sécurité sociale belge jouit d'une reconnaissance mondiale. Il a ainsi remporté de nombreux prix, dont le Prix d'excellence des Nations Unies pour le service public – catégorie administration électronique, en 2006 et, dernièrement – en mai 2019 – le Prix des bonnes pratiques pour l'Europe décerné par l'AISS à l'occasion du Forum régional de la sécurité sociale pour l'Europe, à Bakou, Azerbaïdjan.

Recherche de solutions nouvelles

Les institutions publiques continuent à innover pour améliorer l’expérience des partenaires, citoyens et entreprises. Le lancement de l'e-Box, boîte aux lettres électronique sécurisée pour communiquer avec l'ensemble des organismes sociaux, en est une bonne illustration. Cette boîte aux lettres centralise tous les échanges avec l'administration et réduit les échanges de documents imprimés. Autres innovations récentes : les sites www.mycareer.be et www.mypension.be vous permettent de gérer votre carrière et votre retraite. Et le site www.breakatwork.be vous informe sur la durée de crédit-temps et d'interruption de carrière à laquelle vous pouvez prétendre. Enfin, les employeurs qui veulent recruter du personnel peuvent se rendre sur www.jeveuxengager.be. Ils y trouvent des informations utiles, une description des procédures à suivre, des conseils et des témoignages intéressants en lien avec le recrutement de personnel.

Déclarer un nouveau salarié ? Autrefois, des quantités de papiers étaient à remplir. Aujourd'hui, la démarche s’accomplit électroniquement en à peine une minute.

Trois exemples

Dimona

Dimona est le service en ligne de l’ONSS qu'utilisent les employeurs pour déclarer l'entrée en service d'un salarié ou son départ de l'entreprise. Il représente plus de 2 millions de déclarations par mois. Les informations transmises sont communiquées aux autres institutions de sécurité sociale qui en ont besoin pour ouvrir des droits aux personnes répondant aux conditions requises. En 2018, nous avons traité environ 39 millions de déclarations effectuées via Dimona.

La déclaration multifonctionnelle électronique (DmfA)

Chaque trimestre, les employeurs doivent déclarer les salaires et prestations perçus par leurs salariés. À partir de ces données, nous calculons le montant des cotisations et réductions de cotisations. En 2018, l'Office national de sécurité sociale a traité 244 000 déclarations par trimestre. Ces déclarations contiennent des données se rapportant à environ 4 millions de salariés.

Nous les partageons avec d'autres institutions publiques par l'intermédiaire de la Banque carrefour pour ouvrir des droits sociaux et en calculer le montant.

Le lancement de la base de données tampon

La base de données gérée par la Banque carrefour contient toutes les données sociales individuelles. Elle les met à disposition des autorités qui en ont besoin pour accorder des droits dérivés supplémentaires et des tarifs sociaux. Les fournisseurs d'énergie en ont été les premiers utilisateurs.

Désormais, plus de 400 000 familles bénéficient automatiquement du tarif social pour le gaz et l'électricité. Les entreprises de distribution d'eau passent également par la Banque carrefour pour accorder le tarif social à près de 300 000 usagers ou pour consentir une exemption partielle de la taxe sur la pollution des eaux. De même, le renouvellement de l'abonnement à tarif réduit pour les transports et l'attribution de la carte d'invalidité gratuite aux personnes handicapées se font désormais automatiquement.

Transcription de la vidéo